Kilkanaście lat temu byłem strasznym bałaganiarzem - nie dbałem o to gdzie odkładam rzecz którą przed chwilą wziąłem do ręki. Na szczęście moja pierwsza praca wymagała ode mnie dużej dokładności w segregacji, bo ułatwiało mi to zdecydowanie późniejsze odszukiwanie niezbędnej do pracy rzeczy. Nauczyłem się też wtedy, że dokumenty to chyba najważniejsza rzecz którą koniecznie trzeba dokładnie posegregować.
Zacząłem więc (poza pracą, w życiu prywatnym) pakować każdą fakturę czy list do foliowych koszulek i do segregatorów. Dzięki temu w ostatnich latach nie miałem problemów związanych właśnie z dokumentami.Jednak przyszedł taki dzień, gdy zorientowałem się, że coraz ciężej odszukać nawet w tak ładnie poukładanych segregatorach tego, czego potrzebowałem. Dlatego też zarządziłem porządki w... teoretycznie uporządkowanej przestrzeni.
Powodem problemu był bowiem nadmiar. Nie ważne, że wszystko było schludnie schowane - po prostu było za dużo papierów! Podczas sprzątania zauważyłem że mam np. karty gwarancyjne do sprzętu, który już dawno stracił prawa do jej egzekwowania, albo faktury od operatora komórkowego z którym pożegnałem się 3 lata temu. Miałem też stare, nieaktualne CV-ki, sporo regulaminów usług bankowych, skierowania na badania itp. itd. Wszystko (co nieaktualne oczywiście) postanowiłem zutylizować! Od razu uprzedzę - dokumentów z danymi osobowymi nie wyrzucamy do kosza - ja tnę nożyczkami na wszelki wypadek, a później urządzam ognisko ;) Dla osób bardziej eko - zastosowanie niszczarki i solidne wymieszanie ścinków, plus kosz na makulaturę również sprawdzi się bardzo dobrze.
Dobrą praktyką jest też digitalizowanie (najprościej poprzez zrobienie zdjęcia/skanu smartfonem i wysłanie dokumentu do sieciowej chmury) różnego rodzaju notatek i papierów, które nie wymagają fizycznych kopii. Obecnie np. większość spraw gwarancyjnych można zrealizować za pomocą cyfrowego paragonu. Przechowywanie dokumentów na wirtualnym dysku ma też dodatkowe zalety - dostępność z dowolnego miejsca na świecie i możliwość stworzenia wielu kopii (na wypadek awarii danego usługodawcy, czy zamknięcia firmy świadczącej usługi). Jeśli zadbamy o hasło, mamy też dużą szansę, że istotne dane nie dostaną się w niepowołane ręce.
Polecam raz na jakiś czas zaglądnąć do miejsc w których panuje teoretycznie porządek - i zweryfikować czy aby na pewno nie ma tam zbyt dużo śmieci!
Zgadzam się z tym, że porządek w dokumentach jest niezwykle istotny. Oprócz tego jako menadżerka zastanawiam się nad wieloma innymi kwestiami, takimi jak np. jak wykorzystać wyjazd integracyjny do rozwoju pracownika. Mam nadzieję, że uda mi się rozwiązać tę kwestię.
OdpowiedzUsuń